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Quelles sont les qualités d’une assistante virtuelle ?

9 Sep 2020 | Administratif

Vous êtes une PME-PMI et vous songez sérieusement à déléguer les tâches qui vous empêchent d’avancer. Nous vous conseillons de faire appel à une assistante administrative. Avec l’évolution incessante de la technologie, il est désormais possible de recourir à un assesseur à distance qui n’est autre que l’assistante virtuelle. En tant que collaborateur à distance, un assistant en ligne est une personne clé dans la réussite de vos projets et dans le développement de votre activité.

Toutefois, lorsque le chef d’entreprise choisit de confier le sort de son établissement à un étranger et à distance, il est important de s’assurer que cet individu possède les qualités requises pour accomplir avec professionnalisme les missions qui lui sont attribuées. C’est justement la raison pour laquelle nous vous invitons aujourd’hui à prendre connaissance des qualités que devrait avoir une assistante virtuelle.

Les qualités indispensables d’une assistante virtuelle

Avec la propagation de l’externalisation, la plupart des entrepreneurs choisissent d’avoir une assistante virtuelle pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. Pour une bonne collaboration entre les deux entités, la confiance est un élément clé. Toutefois, il est important de connaitre les qualités essentielles d’une assistante virtuelle avant d’en embaucher une.

Un bon bagage intellectuel

En tant que consultante dans différents domaines, l’assistante virtuelle devra justifier d’une bonne formation ou d’une expérience réussie dans son domaine d’activité. En optant pour une assistance chez Orderly, vous êtes sûr de vous confier à une experte.

Le sens de l’organisation

Comme son nom l’indique, l’assistante virtuelle a pour rôle de vous assister. Elle doit donc être en mesure de bien s’organiser pour effectuer les tâches que vous lui confiez. Elle doit être capable d’aménager un espace de travail propice à la productivité.

La capacité d’écoute

Dans le télétravail, la capacité d’écoute est primordiale. En effet, si le récepteur n’est pas attentif, les instructions risquent d’être mal interprétées. Vous pourrez la reconnaitre, grâce à la réactivité de la personne face à vos propos. Mais en cas de doute, n’hésitez surtout pas à lui demander si elle a bien compris.

Quelles tâches administratives sous-traiter ?

Vous avez l’intention de déléguer les tâches qui vous bloquent à une assistante administrative ? Fiez-vous à Orderly. Nous disposons de tout le personnel nécessaire pour vous aider dans vos tâches quotidiennes comme la prise des appels téléphoniques, la gestion commerciale, la gestion administrative, le suivi des dossiers, la gestion comptable, etc.

La prise des appels téléphoniques

Répondre aux appels prend beaucoup de temps, surtout lorsqu’il y a des questions auxquelles vous avez déjà répondu plusieurs fois. En optant pour une assistante virtuelle chez Orderly dans la gestion de vos appels téléphoniques, non seulement vous gagnez du temps, mais aussi vous vous assurez que vos appels seront gérés par une professionnelle en toute discrétion. L’assistante répondra à votre nom et ouvrira des lignes qui vous sont totalement dédiées.

Elle suivra à la lettre vos consignes en ce qui concerne les prises de rendez-vous, les conseils, les prises de messages, etc. En cas d’urgence, nous nous engageons à ne pas vous déranger ou selon vos souhaits. En plus, nous ferons en sorte de vous faire un rapport détaillé de tous les appels reçus, mais aussi les appels manqués et les demandes de rappel.

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