O R D E R L Y

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  • Email : contact@orderly.fr
  • Tél. : 04 44 05 32 42 

Etudes de cas

 

Découvrez ce que nous pourrons mettre en place pour vous

 

2 B AUTOS
Garage de réparation Automobiles

 

Benjamin est mécanicien automobile. Il a créé sa SARL depuis 2016, en développant son auto-entreprise. Il emploie aujourd’hui 1 salarié et envisage d’en embaucher un second sous peu. Benjamin est excellent lorsqu’il répare les voitures, il est très bon en relations clients, achat de pièces, négociations… mais l’administratif n’a jamais été son fort. Il a du mal à facturer, ne sait pas suivre ses paiements, n’a pas envie de comprendre comment fonctionne sa comptabilité et ne s’intéresse absolument pas aux courriers qu’il reçoit.

Il a donc fait appel à nous pour l’aider. Il avait besoin d’une secrétaire mais ni les moyens, ni suffisamment de travail pour l’embaucher à plein temps. Nous avons donc commencé à travailler au sein de son garage 1 journée par semaine, puis 2 journées par semaine. A l’ouverture d’Orderly nous avons revu ces prestations à 2 demi-journées par semaine, ainsi qu’une douzaine d’heures par mois depuis nos bureaux.

En présentiel nous réalisons l’ensemble de la facturation client, les devis clients, l’envoi par courrier ou mail, les remises de chèques, suivi des paiements CB, gestion de la caisse. Nous effectuons les relances clients, faisons les commandes de pièces, réalisons les demandes de certificats d’immatriculation via le SIV ou l’ANTS.

Nous gérons également les courriers : nous remplissons les documents, dossiers ou autres, nous renvoyons les documents, effectuons les suivis et contrôles nécessaires. Nous l’alertons en cas de doute, faisons des réclamations. Nous gérons les factures fournisseurs, paiements, rapprochement bancaires et suivi des paiements. Nous transmettons les documents comptables à son expert-comptable et nous gérons ensuite les demandes de celui-ci.

Afin que nos absences soient les plus transparentes pour lui, nous restons disponibles à distance pour répondre à ses demandes urgentes : Nous gérons ses demandes par téléphone, par SMS ou par mails. Nous avons également mis en place un outil d’impression à distance qui nous permet d’imprimer directement sur son imprimante depuis nos bureaux. Il apprécie particulièrement ce service car il est capable de répondre aux besoins des clients quasiment en direct, sans avoir à travailler sur son ordinateur.

Benjamin est donc notre client le plus ancien, pour qui nous réalisons des prestations récurrentes sur forfait.

 

Nickel propreté - société de nettoyage

Fabrice est le gérant d’une SARL de nettoyage et entretien de locaux à Bourges, dans le Cher. Il emploi 8 salariés. Il travaille pour des copropriétés, des entreprises et des établissements publiques.

Fabrice gère ses salariés dans un milieu sujet aux arrêts et absences. Il gère les réclamations de ses clients et des locataires de ses clients. Il n’a plus le temps de gérer sa facturation, ses dossiers ou les petites tâches ponctuelles qui restent parfois sur le coin de son bureau pendant des mois. Son organisation lui fait perdre de l’argent car il ne trouve plus le temps d’éditer et d’envoyer ses factures. Il ne reçoit donc plus de paiements.

Il décide donc de faire appel à Orderly. Nous travaillons uniquement à distance, Fabrice n’a pas de bureaux professionnels. De façon récurrente nous éditons donc pour lui toutes ses factures récurrentes, nous traitons ses factures ponctuelles. Et nous lui avons mis à disposition notre logiciel de gestion ERP sur lequel nous facturons et enregistrons les paiements.

Fabrice a donc retrouvé le temps de relancer ses clients pour récupérer les paiements en retard. Et au bout de 4 mois de travail, il commence à voir son compte se renflouer des paiements de ses factures éditées en retard.

Valérie est assistante médicale indépendante. Elle travail pour 4 médecins réunis en cabinet médical. Elle prend les appels de ces trois médecins du lundi au vendredi, elle travaille de chez elle.

Valérie réalise ce travail depuis 3 ans déjà, sans aucune interruption. Elle a déjà tenté de déléguer son travail à des secrétaires indépendantes en leur confiant ses lignes une demi-journée par semaine. Malheureusement les médecins étant particulièrement exigeants aucune secrétaire n’a jusque-là été suffisamment consciencieuse pour continuer ce travail.

Valérie a donc décidé de faire appel à nous pour voir si une vraie structure, cadrée et disponible, peut être plus sûre pour prendre en charge ses lignes téléphoniques.

Aujourd’hui nous reprenons les lignes de Valérie le jeudi après-midi de 13h30 à 18h, et ce depuis plusieurs mois. Ainsi elle peut retrouver un peu de temps libre pour prendre des rendez-vous, voir sa famille et s’occuper de sa maison.

Secrétariat médicale